Alle Funktionen genau erklärt

Die Startseite: alles Wichtige auf einen Blick

Was ist das?

Das ist der Bildschirm, den du nach dem Öffnen der App siehst. Oben stehen drei Anzeigen, darunter die großen Kacheln für alle Funktionen.

Die Anzeigen oben im Einzelnen

• Fahrerkennung (ganz oben): Dein Name und dein Kennzeichen. Sie stehen später in jeder Meldung und im Stundenzettel. Fehlt etwas, steht dort „Kennung fehlt“. Dann kann nichts gesendet werden. Mit dem Knopf „Ändern“ kommst du direkt in die Einstellungen, zum Beispiel bei einem Fahrzeugwechsel.
• Uhrzeit: Eine Uhr mit Sekunden und das heutige Datum mit Wochentag. Sie läuft mit der Uhr deines Handys.
• NFC Stempel: Die Uhrzeit deiner letzten Stempelung heute. Darunter steht, was es war: Dienstbeginn oder Dienstende, ob am NFC-Aufkleber gestempelt oder von Hand eingetragen, und ob es eine neue Tour ist. Mit Haken (✅) und grünem Rand ist alles in Ordnung. Orange wird die Anzeige, wenn der Stempel zu einer weiteren Tour am selben Tag gehört. Noch nichts gestempelt? Dann steht dort „Noch nicht gestempelt“.
• Kacheln: Tanken, Meine Tour heute, Sprache, Dienstbeginn/Dienstende, Stundenzettel, Schaden/Panne, Unfallmeldung, Lieferschein/Dokumente, Urlaubsantrag, Inkasso-Bescheinigung und Dokumente/Notfallnummern/Anregungen.
• Ganz unten: „Angemeldet als“ mit deinem Namen und die Versionsnummer der App. „Angemeldet“ heißt nur: Dein Name ist eingetragen. Ein Benutzerkonto gibt es nicht.

So bedienst du es

1. Die App öffnen. Die Startseite erscheint von selbst.
2. Oben auf einen Blick lesen, ob Name und Kennzeichen stimmen, wie spät es ist und wann du zuletzt gestempelt hast.
3. Auf eine Kachel tippen, um die Funktion zu öffnen. Mit „← Startseite“ kommst du aus jeder Funktion zurück.

Dienstbeginn und Dienstende stempeln

Was ist das?

Hier hältst du fest, wann dein Dienst beginnt und endet. Die Uhrzeit nimmt die App vom Handy. Sie kann am NFC-Aufkleber im Fahrerhaus gestempelt werden oder per Knopf.

So bedienst du es

1. Tippe auf die Kachel „Dienstbeginn / Dienstende“.
2. Mit Aufkleber: Tippe auf „NFC-Aufkleber scannen“ und halte das Handy kurz an den Aufkleber. Die App stempelt den Dienstbeginn mit der genauen Uhrzeit. Beim nächsten Scan stempelst du das Dienstende. Danach fragt die App, ob du eine neue Tour beginnst oder die Tour beendest.
3. Ohne Aufkleber: Tippe auf „Dienstbeginn ohne Aufkleber“ oder „Dienstende ohne Aufkleber“. Das ist gedacht als Notbehelf oder zum Ausprobieren.
4. Kilometerstand: Trage den Stand vom Tacho ein und tippe auf „Kilometerstand übernehmen“. Er landet im Stundenzettel.
5. Falsch gestempelt? Tippe auf „Letzten Stempel zurücknehmen“.

Zeiten von Hand nachtragen

Was ist das?

Nicht jeder Dienst beginnt am Fahrzeug. Zum Beispiel bei einer Werkstattfahrt, wenn du Papiere im Büro holst oder ein Fahrzeug woanders übernimmst. Dann trägst du die Zeit selbst ein.

So bedienst du es

1. Öffne „Dienstbeginn / Dienstende“ und gehe zum Abschnitt „Von Hand nachtragen“.
2. Gib die Uhrzeit ein.
3. Schreibe kurz die Begründung auf. Sie ist Pflicht.
4. Tippe auf „als Dienstbeginn eintragen“ oder „als Dienstende eintragen“.

NFC-Aufkleber einrichten und dem Fahrzeug zuordnen

Was ist das?

Der NFC-Aufkleber ist ein kleiner Aufkleber am Armaturenbrett. Er trägt nur eine Kennung und kein Kennzeichen. In der App legst du fest, zu welchem Fahrzeug er gehört. Das Einrichten machst du einmal pro Fahrzeug direkt in der App. Eine zweite App brauchst du nicht.

So bedienst du es

1. Besorge einen NFC-Aufkleber vom Typ NTAG213 „On-Metal“. Normale Aufkleber ohne den Zusatz funktionieren im Fahrerhaus oft nicht zuverlässig.
2. Gehe in die Einstellungen, trage dein Kennzeichen ein und tippe auf „Speichern“.
3. Tippe weiter unten auf „NFC-Aufkleber einrichten“ und halte das Handy kurz an den noch leeren Aufkleber. Fertig, er ist programmiert.
4. Klebe ihn gut sichtbar an das Armaturenbrett.
5. Beim Fahrzeugtausch öffnest du „Aufkleber zuordnen“. Dort steht die zuletzt gelesene Kennung. Trage ein, zu welchem Kennzeichen sie gehört, und tippe auf „Zuordnung speichern“. Der Aufkleber bleibt dabei einfach kleben.

NFC-Aufkleber direkt aus der App bestellen

Was ist das?

Geplant für das nächste App-Update: In der App kommt ein Knopf „Aufkleber bestellen“. Er führt dich direkt auf die Seite des Herstellers (NFC World). Dort bekommst du fertige NFC-Aufkleber, auf Wunsch mit dem LKW-Pilot-Logo. Ein Musteraufkleber ist bereits unterwegs und wird getestet.

So bedienst du es

1. Das Update ist noch nicht veröffentlicht. Sobald es da ist, steht hier die genaue Bedienung.
2. Geplanter Ablauf: Einstellungen öffnen, auf „Aufkleber bestellen“ tippen, Menge auswählen, bestellen. Der Versand kommt direkt vom Hersteller.

Meine Tour heute: Tour einlesen

Was ist das?

Hier legst du deine Tagestour an. Die Liste der Disposition musst du nicht abtippen. Die App erkennt Kunden und Orte aus dem Text.

So bedienst du es

1. Per Teilen (am schnellsten): In WhatsApp die Nachricht der Disposition gedrückt halten, auf „Teilen“ tippen und LKW-Pilot auswählen. Die Liste steht sofort in der App.
2. Per Zwischenablage: Text in WhatsApp kopieren, in der App auf „Aus Zwischenablage einfügen“ tippen, dann auf „Liste einlesen“.
3. Per Sprache: Tippe in das Feld. Auf der Tastatur ist ein kleines Mikrofon. Sprich langsam und deutlich. Danach auf „Liste einlesen“.
4. Einzelnen Kunden hinzufügen: Beginne zu tippen. Bekannte Kunden werden vorgeschlagen. Dann auf „Kunde zur Tour hinzufügen“.
5. Unordentlicher Text aus einer PDF? Kopiere ihn in eine KI-App auf deinem Handy (zum Beispiel ChatGPT, Gemini oder Claude), schreibe dazu „Bitte filtere die Adressen nummeriert heraus.“ und füge die Antwort in LKW-Pilot ein.

Kundenstamm: die App merkt sich alle Kunden

Was ist das?

Jeder Kunde, den du einmal in einer Tour hattest, bleibt gespeichert. Beim nächsten Mal genügen ein paar Buchstaben.

So bedienst du es

1. Tippe in der Tour auf das Feld „Kunde“ und beginne zu tippen. Die Adresse kommt von selbst.
2. Telefonnummer eines Kunden hinterlegen: Danach rufst du ihn mit einem Tipp an.
3. Falsche oder unsinnige Einträge (zum Beispiel aus einem missglückten Scan) entfernst du unter „Kundenstamm bearbeiten“ mit dem ✕.

Reihenfolge, Ortsreihenfolge und Routenoptimierung

Was ist das?

Die Kunden wechseln täglich, die Orte kaum. Darum merkt sich die App, in welcher Reihenfolge du deine Orte anfährst, und sortiert neue Listen danach.

So bedienst du es

1. Ortsreihenfolge anlegen: Öffne „Weitere Optionen“ und „Meine Ortsreihenfolge bearbeiten“. Trage die Orte in deiner Fahrreihenfolge ein oder lass sie dir „aus der aktuellen Tour vorschlagen“. Orte, die fehlen, landen am Ende der Tour.
2. Automatisch sortieren: Schalte „Neue Listen automatisch nach meiner Ortsreihenfolge sortieren“ ein oder tippe auf „Jetzt nach meiner Ortsreihenfolge sortieren“.
3. Reihenfolge merken: Hast du die Tour von Hand richtig sortiert, tippe auf „Diese Reihenfolge merken“.
4. Kürzeste Strecke: Tippe auf „Reihenfolge nach echter Fahrstrecke optimieren“. Dafür braucht das Handy kurz Internet.

Abhaken, Navigieren, Standzeit und Tourenliste senden

Was ist das?

Während der Tour hakst du Kunden ab, startest die Navigation und misst, wie lange du bei jedem Kunden stehst.

So bedienst du es

1. Tippe bei einem Kunden auf die Navigation. Deine Karten-App startet mit der Adresse.
2. Beim Kunden die Standzeit mit dem Knopf starten und am Ende wieder stoppen.
3. Kunde abhaken. Die App merkt sich dabei den genauen Standort des Kunden. Das macht die Route künftig treffsicherer.
4. Am Ende: „Tourenliste heute per WhatsApp senden“ oder „als PDF senden“. Die Standzeiten schickst du über „Standzeiten heute“ per WhatsApp.
5. Unter „Weitere Optionen“ kannst du Häkchen zurücksetzen oder die ganze Tour löschen.

Tanken: Diesel, AdBlue und Kilometerstand

Was ist das?

Mit einem Tipp trägst du ein, wie viel du getankt hast und bei welchem Kilometerstand.

So bedienst du es

1. Tippe auf der Startseite auf „Tanken: Diesel & AdBlue“.
2. Trage Kilometerstand, Diesel (Liter) und AdBlue (Liter) ein. Du musst nicht alle drei Felder ausfüllen, ein Wert genügt.
3. Tippe auf „Speichern“. Die Werte werden deiner laufenden Tour zugeordnet. Läuft keine, nimmt die App die letzte Tour von heute oder legt eine neue Zeile an.

Stundenzettel: die Woche automatisch

Was ist das?

Aus deinen Stempelungen entsteht die Wochenübersicht von Montag bis Sonntag. Du siehst Datum, Kennzeichen, Auftraggeber, Tour, Kilometer von bis, Zeit von bis, Pause, Stunden gesamt, Nachtstunden, Tankvorgang, Diesel und AdBlue.

So bedienst du es

1. Tippe auf „Stundenzettel“. Mit ‹ und › blätterst du durch die Wochen.
2. Prüfe die Zeilen. Fehlende Angaben wie Auftraggeber, Tour oder Pause trägst du ein.
3. Mehrere Touren an einem Tag: Tippe mit dem Pluszeichen in der Datumsspalte auf eine weitere Zeile.
4. Unterschreibe unten mit dem Finger. Die Unterschrift erscheint im Ausdruck.
5. Wähle die PDF-Sprache: „PDF auf Deutsch“ (für das Büro) oder „PDF in meiner Sprache“.
6. Verschicke: „PDF + Excel gemeinsam senden“, nur das PDF oder nur die Excel-Tabelle per WhatsApp. Oder „PDF speichern“ beziehungsweise „Drucken / als PDF sichern“.

Monatsübersicht

Was ist das?

Unter dem Stundenzettel steht die Summe für den ganzen Monat, unabhängig von der Woche, die du gerade ansiehst: gefahrene Kilometer, Stunden, Diesel, AdBlue und Verbrauch.

So bedienst du es

1. Öffne den Stundenzettel und scrolle zur „Monatsübersicht“.
2. Lies die Summen ab.
3. Mit „Monatsübersicht an die Disposition senden“ geht sie per WhatsApp raus.

Urlaub, Krankenstand, freie Tage

Was ist das?

Ganze Tage ohne Arbeit trägst du im Stundenzettel ein. Sie zählen nicht als Arbeitszeit und erscheinen so im Ausdruck.

So bedienst du es

1. Öffne im Stundenzettel „Urlaub, Krankenstand, freie Tage“.
2. Wähle die Art: Urlaub, Krankenstand, Freier Tag, Feiertag oder Zeitausgleich.
3. Trage „von“ und „bis“ ein. Ein Tag allein: „bis“ leer lassen.
4. Tippe auf „Eintragen“. Falsch eingetragen? „Eintrag für diesen Zeitraum entfernen“.

Urlaubsantrag

Was ist das?

Ein Antrag für Urlaub, der als PDF mit Unterschrift an die Disposition geht. Die App rechnet Soll, Ist und Rest der Urlaubstage mit.

So bedienst du es

1. Tippe auf „Urlaubsantrag“.
2. Trage Urlaub von und bis ein. Die beantragten Tage rechnet die App aus.
3. Trage deine Urlaubstage im Jahr (Soll) und die schon genommenen (Ist) ein. Die App zeigt den Rest.
4. Schreibe optional eine Bemerkung und unterschreibe mit dem Finger.
5. Tippe auf „Antrag als PDF an die Disposition senden“. Für den nächsten Antrag: „Neuen Antrag beginnen“.

Schaden und Panne melden

Was ist das?

Ein Formular für Schäden, Pannen, Reifenschäden und Ladungsschäden. Die Meldung geht mit Fotos an deinen Fuhrparkleiter.

So bedienst du es

1. Tippe auf „Schaden / Panne“.
2. Wähle die Art: Schaden, Panne / Defekt, Reifenschaden oder Ladungsschaden.
3. Datum, Uhrzeit und Kennzeichen sind vorbereitet. Den Ort ermittelst du mit „Standort ermitteln“.
4. Beschreibe kurz, was beschädigt oder defekt ist, und wann es dir aufgefallen ist.
5. Gib an, ob das Fahrzeug fahrbereit ist: ja, eingeschränkt oder nein (Abschleppung nötig).
6. Mache Fotos mit der Kamera oder wähle sie aus der Galerie.
7. Tippe auf „Melden“ und dann auf „Per WhatsApp an Fuhrparkleiter senden“. Danach kannst du ihn mit „Fuhrparkleiter anrufen“ direkt anrufen.

Unfallmeldung

Was ist das?

Ein Formular, das dich durch den Unfall führt. Oben stehen die wichtigsten Verhaltenstipps und der Notruf 112.

So bedienst du es

1. Sichere die Unfallstelle ab, hilf Verletzten und rufe die Polizei. Bei einem Unfall mit Gegner immer, auch bei reinem Sachschaden.
2. Öffne die „Unfallmeldung“. Die Notrufnummern stehen oben.
3. Gib Datum, Uhrzeit und Ort ein (Standort per Knopf). Hake an: Personen verletzt, Polizei verständigt, Namen und Anschriften ausgetauscht. Trage die Aktenzahl der Polizei ein.
4. Kennzeichen von dir und vom Anhänger sind vorbereitet. Gib das zweite Fahrzeug an: Kennzeichen, Name und Anschrift des Lenkers, Versicherung und Polizzennummer.
5. Wähle Fahrbahn, Witterung und Licht und beschreibe kurz den Vorgang.
6. Notiere Zeugen mit Namen, Anschrift und Telefon. Mache Fotos von Übersicht, Schäden, Kennzeichen, Bremsspuren und Verkehrszeichen.
7. Sende den Bericht über „Unfallbericht per WhatsApp an die Disposition senden“. Rufe danach den Disponenten an, dann liegen Fotos und Angaben schon vor.

Lieferschein: Fotos und Unterschrift

Was ist das?

Für einfache Foto-Belege oder mehrere Lieferschein-Seiten, ohne PDF-Umweg.

So bedienst du es

1. Öffne „Lieferschein / Dokumente“ und gehe zu „Fotos vom Lieferschein“.
2. Mache Fotos mit der Kamera oder wähle mehrere aus der Galerie.
3. Der Empfänger kann direkt auf dem Handy unterschreiben. Wurde nicht zugestellt, wählst du den Grund aus der Liste („Warum nicht zugestellt?“).
4. Tippe auf „Fotos per WhatsApp senden“.

Dokumentenkamera

Was ist das?

Ein Scanner für Papier. Die App macht das Bild schärfer und das Papier weiß, wie bei einem richtigen Scanner. Daraus wird ein PDF.

So bedienst du es

1. Öffne „Lieferschein / Dokumente“ und tippe auf „Dokumentenkamera öffnen“.
2. Lege das Papier vor die Kamera. Es soll möglichst ganz im Rahmen liegen.
3. Tippe auf „Aufnehmen“. Mehrere Seiten sind möglich.
4. Tippe auf „Dokument-PDF per WhatsApp senden“ oder „Dokument-PDF speichern“.

Digitaler CMR

Was ist das?

Das Büro schickt dir einen bereits ausgefüllten CMR als PDF. Du öffnest ihn in der App, trägst bei Bedarf einen Vorbehalt ein, unterschreibst auf dem Handy und gibst ihn fertig zurück.

So bedienst du es

1. Öffne „Lieferschein / Dokumente“.
2. Tippe auf „Ausgefüllten CMR / PDF auswählen“ und wähle die Datei. Mit „Nächste Seite“ blätterst du weiter.
3. Bei Bedarf trägst du unter „Vorbehalt zur Ladung“ eine kurze Beschreibung ein. Das ist Feld 18 des CMR (Vorbehalte und Bemerkungen des Frachtführers).
4. Unterschreibe im Feld „Unterschrift auf dem CMR“ mit dem Finger.
5. Tippe auf „CMR unterschreiben & ans Büro senden“, auf „Unterschriebenen CMR per WhatsApp senden“ oder speichere ihn als PDF.

Inkasso-Bescheinigung

Was ist das?

Wenn du bei einem Kunden Geld kassierst und bei der Spedition abgibst, dokumentierst du das hier. Die Disposition bekommt eine Bescheinigung plus Foto der unterschriebenen Quittung.

So bedienst du es

1. Tippe auf „Inkasso-Bescheinigung“.
2. Trage ein: Kassiert am, Betrag, Kunde, Lieferschein- oder Rechnungsnummer und Zahlungsart (Bar, Scheck, Sonstiges). Spedition, Kennzeichen und Tour schlägt die App aus dem Stundenzettel des Tages vor.
3. Trage die Abgabe ein: bei wem, wann, Uhrzeit, Betrag, Quittungsnummer und wer das Geld übernommen hat.
4. Fotografiere die unterschriebene Quittung mit der Dokumentenkamera. Das ist Pflicht, sobald das Geld abgegeben ist.
5. Tippe auf „Bescheinigung + Quittung an die Disposition senden“.

Dokumente, Notfallnummern und Fahrzeugdaten

Was ist das?

Die Kachel „Dokumente, Notfallnummern & Anregungen“ ist ein Ordner mit wichtigen Dingen, die du unterwegs schnell brauchst.

So bedienst du es

1. Dokumente: Wichtige Informationen, Fahrzeugdokumente, Formulare und Betriebsanweisungen.
2. Kontakt & Notfallnummern: Der Notruf 112 und die Nummer deiner Disposition mit „Disposition anrufen“.
3. Fahrzeugdaten: Pro Kennzeichen kannst du Höhe, Breite, Nutzlast, Gesamtgewicht und anderes frei eintragen. Die Angaben gelten nur für dieses Kennzeichen.
4. Anregungen & Beschwerden: Schreibe dein Anliegen auf und sende es mit „Absenden“ oder „Per WhatsApp senden“. Auf Wunsch anonym.

12 Sprachen

Was ist das?

Die App spricht deine Sprache: Deutsch, Englisch, Slowenisch, Ungarisch, Kroatisch, Rumänisch, Türkisch, Bosnisch, Serbisch, Bulgarisch, Polnisch und Slowakisch.

So bedienst du es

1. Tippe auf der Startseite auf die Kachel „Sprache / Language“.
2. Wähle deine Sprache. Menüs, Meldungen und Hilfetexte erscheinen sofort in dieser Sprache.
3. Was an das Büro geht, bleibt auf Deutsch. Beim Stundenzettel entscheidest du selbst, ob das PDF auf Deutsch oder in deiner Sprache erstellt wird.

Einstellungen und Datensicherung

Was ist das?

Hier legst du deine Daten fest und sicherst alles, was du eingetragen hast.

So bedienst du es

1. Pflichtangaben: Name des Fahrers und Kennzeichen. Ohne sie kann nichts abgeschickt werden.
2. Freiwillig: Firmenname und Anschrift (für die Tourenliste), Auftraggeber, E-Mail, Telefon oder WhatsApp der Disposition und des Fuhrparkleiters.
3. Nachtstunden: Stelle das Zeitfenster ein. Die App zeigt im Stundenzettel, wie viele Stunden darin liegen.
4. Daten sichern: „Daten sichern (verschicken)“ oder „Daten sichern (Datei ablegen)“. Alles liegt in einer Textdatei.
5. Neues Handy: App installieren und „Daten wiederherstellen“ wählen.
6. Aufräumen: „Gemerkte Auftraggeber und Touren löschen“ oder „Alle gespeicherten Daten löschen“.

Eigene Lohnzettel und Formulare nach deinen Vorgaben

Was ist das?

Jede Spedition hat eigene Formulare und eigene Abläufe. Auf Wunsch baue ich eigene Lohnzettel und Formulare nach den Vorgaben deiner Firma in die App ein, mit Firmenname und Aufbau, so wie dein Büro sie braucht.

So läuft es ab

1. Du meldest dich über die Kontaktseite und beschreibst, was du brauchst. Ein Muster deines Formulars hilft.
2. Wir klären gemeinsam, was in die App soll und was es kostet.
3. Ich baue es ein und du bekommst es mit einem App-Update.